Método Sistémico de Diagnóstico Organizacional

PASO 1 Objetivo, valores, tareas y cometido

• Finalidad:
¿Para qué sirve la empresa o la organización? ¿Qué beneficio ofrece a los clientes?
¿Qué valores tienen importancia para los gerentes y los dueños?
• Historia:
¿Por qué existe la empresa? ¿Por qué fue fundada? ¿Quién la fundó y por qué motivo?¿Cómo se ha desarrollado desde entonces y en qué fase se encuentra actualmente?
• Objetivos:
¿Quién define los objetivos y para quién? ¿Hay objetivos a corto y largo plazo con respecto a los productos, al mercado, a la política de personal, etcétera? ¿Los objetivos están documentados por escrito? ¿Se están logrando los objetivos? ¿Son necesarias todas las funciones y actividades de la empresa para el alcance de los objetivos? ¿Qué funciones faltan? ¿Hay congruencia de objetivos?
• Estrategia:
¿Qué visiones tiene para la empresa? ¿Para qué debería ser conocida la empresa dentro de tres años? ¿Cuál es el sueño o anhelo de la empresa?
• Ubicación:
¿Qué forma legal tiene la empresa? ¿En que área (regional o nacional) está presente la empresa? ¿Qué productos y servicios ofrece? ¿Qué influencia tiene la familia, el Estado u otras organizaciones (empresariales) sobre su empresa?

PASO 2 Organización estructural y funcional

• División del trabajo:
¿Cómo está dividido el trabajo en la empresa y entre las personas? ¿Hay personas y departamentos especializados? ¿Existe una división de trabajo formal o informal? ¿Las tareas y responsabilidades están claramente definidas o formalizadas? ¿Cuáles son las funciones más importantes? ¿Quién hace qué, dónde y cuándo? ¿Se puede pensar en otra forma de estructurar el trabajo?
• Estructura:
¿Cómo se encuentra estructurada la empresa? ¿Cuáles son sus elementos fundamentales? ¿Existe una diferenciación regional, técnica o por productos?
• Poder de decisión:
¿Cómo está coordinada jerárquicamente la empresa? ¿Quién toma decisiones en la empresa? ¿Quién decide qué (inversiones, procesos de trabajo, programa y cantidad de producción)? ¿Cómo participa el personal en las decisiones?
• Documentación:
¿Existen reglas establecidas sobre los procedimientos? ¿Están definidas por escrito? ¿Los documentos están actualizados? ¿El procedimiento empleado se ajusta realmente a las normas?

PASO 3 Relaciones, coordinación e información

• Información:
¿Hay informaciones que se buscan regularmente (por ejemplo, datos sobre el mercado, la competencia o las ventas)? ¿Dónde se consiguen estas informaciones? ¿Cómo funciona la comunicación interna? ¿Quién posee determinadas informaciones y quién las transmite a quién? ¿Hay reuniones regulares en la empresa? ¿Quién participa? ¿Qué informaciones recibe el público (los clientes, la competencia, el Estado) sobre la empresa?
• Coordinación:
¿Cómo cooperan los profesionales y empleados de la empresa en la práctica? ¿Dónde pueden o no pueden comunicar, colaborar o decidir conjuntamente? ¿Dónde no tienen que colaborar, pero la estructura organizacional lo exige (reuniones inútiles)? ¿Cuáles fueron los fracasos de coordinación más grandes de los últimos dos años?
•
• Comunicación: ¿La dirección o el gerente informa del logro de los objetivos propuestos (comparación entre metas y logros), o del rendimiento de las unidades de trabajo? ¿La comunicación es rápida y directa? ¿Funciona en sentido vertical ascendente y descendente, y en sentido horizontal? ¿Dónde hay bloqueos? ¿Qué obligaciones existen en la emisión de informes? ¿De qué no se


PASO 4 Reconocimiento, recompensa, sancion

• Miembros:
¿Qué ventajas económicas, sociales y culturales produce trabajar para la empresa? ¿El personal se identifica con la empresa y sus productos? ¿Satisface las necesidades económicas, sociales y personales de los miembros? ¿Cómo se produce la fluctuación del personal?
• Política de personal:
¿Cómo promueve la empresa a sus miembros? ¿Qué criterios siguen para ello? ¿Qué posibilidades existen para obtener un trabajo más importante y mejor pagado dentro de la empresa? ¿Existen planes de empleo, descripción de puestos y métodos de planificación personal? ¿Existe una planificación estratégica de personal? ¿Qué posibilidades de capacitación existen? ¿Cómo se capacita al personal nuevo? ¿Qué criterios se siguen en el reclutamiento?
• Reconocimiento, recompensa:
¿Cómo se incentiva y motiva al personal? ¿Qué relación existe entre tarea o rendimiento y remuneración? ¿Qué trabajo es recompensado? ¿Se aplican sanciones? ¿Hay acuerdos sobre el rendimiento?
• Calificación:
¿Las tareas exigen personal calificado? ¿El personal tiene la calificación formal y técnica necesaria para cumplir las tareas que le corresponde? ¿Qué posibilidades existen de formación continua internas y externas, formales e informales? ¿De qué centros de formación proceden los miembros? ¿Qué proporción existe entre personal y volumen de trabajo, entre responsables de producción y personal administrativo?

PASO 5 Sistemas tecnicos, auxiliares

• Recursos técnicos:
¿En qué estado técnico se encuentran las máquinas e instalaciones de la empresa? ¿Los recursos técnicos se ajustan a las tareas y son suficientes para su cumplimiento? ¿Funciona la adquisición, reparación, mantenimiento y desarrollo de los nuevos recursos o sistemas técnicos?
• Infraestructura:
¿Cómo evalúa el personal las condiciones de sus puestos de trabajo? Calidad y cantidad de las posibilidades de espacio y de los puestos de trabajo del personal, condición del edificio, instalaciones sociales para el personal, enlace con los medios de transporte público, conexiones con las redes públicas de agua, electricidad y de comunicación.
• Finanzas:
¿Cómo se elaboran los presupuestos? ¿Existe un control regular de costos e ingresos? ¿Qué tipo de contabilidad se utiliza y qué instrumentos se emplea (planificación financiera, cálculo de costos, cálculo de rentabilidad, etcétera)? ¿Ese tipo de contabilidad se usa como herramienta de gestión?

PASO 6 Dirección

• Autonomía:
¿Qué decisiones toma autónomamente la gerencia o el dueño? ¿Hay personas o instituciones que intervienen en las decisiones gerenciales (por ejemplo, con los bancos o con un cliente importante)? Estructuras jerárquicas de la empresa. Relevancia de las relaciones y autoridades informales.
• Estilo directivo:
¿Cómo se toman decisiones? Adopción, ejecución y control de las decisiones. Directrices para la delegación. ¿Cómo se evalúa el rendimiento del trabajo? ¿La gerencia participa en las actividades operativas de la empresa? ¿Qué decisiones se toman en el nivel gerencial? ¿Existe un enfoque de gestión, lineamientos de dirección?
• Instrumentos de gestión:
¿Se conocen y utilizan instrumentos de gestión? ¿Qué instrumentos de gestión se utilizan (planificación financiera, cuenta de resultados, planificación de personal, análisis costo-beneficio, cálculo de inversiones, etcétera) para preparar las decisiones? ¿Qué impulsos rectores da la gerencia? ¿Cómo se informa a la gerencia de los resultados obtenidos y de los costos ocasionados? ¿Qué tipo de información proporciona la empresa al respecto?

PASO 7 al 10 Insumos y Retroalimentación

• Finanzas:
¿Cómo se financia la empresa? ¿Qué grado de rentabilidad alcanzan los distintos productos? Situación de los ingresos a largo plazo y estabilidad financiera. ¿Existen fuentes fiables de ingresos? Regularidad de la disposición de fondos. Situación financiera y económica general (liquidez, endeudamiento, capital propio). ¿Se realizan auditorias, cuenta de pérdidas y ganancias, por parte de las instituciones independientes?
• Relaciones:
¿Qué competidores tiene la empresa? ¿Quién la apoya externamente? ¿Qué tipo de cooperación empresarial y gremial existe? Fiabilidad del mercado de adquisiciones y proveedores. ¿Quién puede dar impulsos positivos o negativos a la empresa? ¿Había o hay consultores para la empresa?
• Retroalimentación:
¿Qué imagen ofrece la empresa en el exterior? ¿Qué manifiestan sus "clientes"? ¿Qué productos o servicios son adquiridos? ¿Cómo hace la empresa para informarse sobre la satisfacción de los clientes, y cómo reacciona ante las muestras de insatisfacción?